A interface web do Gmail possui hoje tantas facilidades que nem vejo necessidade em configurar Outlook, Firebird ou qualquer outro cliente de e-mail no computador para melhor visualizar os seus e-mails. Hoje em dia conservo a minha conta de e-mail bem organizada, apenas utilizando filtros e marcadores além da caixa de entrada ficar praticamente vazia, onde só deixo as mensagens que quero ler depois ou que vou responder depois.
A postagem é um pouco extensa e sem imagens, mas é porque pretendo compartilhar com detalhes a organização que faço na minha conta e caso alguém tenha interesse (muitos já me perguntaram como fazia isso) pode fazer o mesmo. Não é algo de outro mundo e nem complicado, mas fará você chegar a ser faixa preta ou mestre no Gmail de acordo com o ranking deles.
As instruções serão divididas em duas partes: Criando marcadores e Criando e aplicando filtros. Depois disso você verá a interface mais limpa e evitará que fiquem muitas mensagens não lidas.
Vamos criar um exemplo para sabermos o que será feito:
Digamos que queremos criar um filtro chamado facebook e que todas as mensagens que sejam do facebook saiam da caixa de entrada e aplique esse marcador. E o marcador só será mostrado na página do Gmail se existir alguma mensagem não lida nele.
1 - Criando marcadores
No Gmail, vá até o menu Configurações do Email (do lado superior direito, com o desenho de uma engrenagem) e clique em Labels (ou Marcadores se o seu Gmail é em português).
Apague todos os marcadores que existem ali, pois provavelmente você não utiliza. Se utilizar algum, ou tiver algum que você que criou, mantenha-o.
Crie um marcador ou quantos marcadores você quiser. Esses marcadores, como o nome diz, serve para marcar uma mensagem. Ela vai de acordo com sua necessidade, por exemplo, se quer marcar mensagens de um grupo do google groups, você pode criar um marcador com o nome do grupo. Se quer marcar mensagens que tenham anexos, crie o marcador que identifique que existem anexos. Enfim, você cria conforme sua utilidade. Crie à vontade.
No nosso caso vamos criar um chamado facebook.
Nesse marcador (e nos que você tenha criado) e todos os outros que aparecem acima, selecione sempre a opção show if unread e onde não existir essa opção, coloque hide.
Pronto, os marcadores foram criados. Vamos para a próxima parte.
2 - Aplicando filtros
Depois de criar os marcadores é a vez de dar uma utilidade para eles. Então vamos criar os filtros e aplicar esses marcadores nas mensagens automaticamente.
No mesmo menu Configurações do Email clique em Filters (ou Filtros se seu Gmail é em português).
Clique em Criar novo filtro. Serão mostradas algumas opções como remetente, destinatário, assunto, entre outras. No nosso caso, todas as mensagens que forem do facebook. Para isso precisamos achar o que é que os e-mails que o facebook envia possuem em comum. O nome do remetente é uma boa opção (ou o e-mail do remetente), então vamos utilizá-lo. Todos os e-mails do facebook que chegam a minha caixa de entrada tem o nome do remetente "Facebook".
Então no campo From (ou Remetente se seu Gmail é em português) escreva Facebook e clique em Test Search (ou Testar Busca, eu acho).
Se o resultado da busca for de acordo com o que deseja, então clique em Next Step (Próximo Passo). Nessa tela marque as seguintes opções:
Skip the Inbox (Archive It) (Ignorar Caixa de Entrada)
Apply the label - Facebook (Aplicar o marcador - Facebook)
Marque também a opção Also apply filter to X conversations below (Também aplicar às X conversas abaixo) que fica ao lado de Create Filter. Então clique em Create Filter.
Após isso os e-mails que o facebook enviar só aparecerão no marcador Facebook. E se não existir nenhum e-mail do Facebook, o marcador ficará oculto.
O resultado é mostrado abaixo, onde tenho vários marcadores, porém todos eles ficam ocultos, aparecendo somente quando existe algum e-mail novo. Caso queira ver os marcadores ocultos, basta clicar em 20 more (no caso da imagem abaixo, abaixo do marcador Facebook):
